Kamis, 10 Mei 2012

Standard Operating Prosedur (SOP) Pengembangan UKM Baru Universitas Islam Negri Sunan Kalijaga Yogyakarta


1.      PENDAHULUAN
a.      Latar Belakang
Salah satu sasaran jangka pendek UKM Baru 2012 adalah semakin mantapnya kesehatan organisasi dan otonomi universitas.  Sasaran ini diarahkan pada peningkatan mutu UKM yang mencakup seluruh aspek yang ada pada UKM, agar UKM mampu menyelenggarakan seluruh kegiatannya secara mandiri dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Untuk mencapai sasaran tersebut, diperlukan suatu prosedur operasional yang jelas dan standar bagi semua pihak yang terlibat dalam pencapaian sasaran tersebut. Praktik-praktik baik yang telah berlangsung di UKM perlu distandarisasi dan didokumentasikan agar menjadi acuan bagi manajemen dalam menjalankankan tugas dan fungsinya serta menjamin keberlangsungan implementasi praktik-praktik baik tersebut.
Terkait dengan sasaran UKM Baru tahun 2012, dalam rangka Mengembangkan UKM Baru dan akan membangun standarisasi antar UKM yang dapat meningkatkan  efisiensi dan efektifitas kinerja layanan pada UKM, serta mampu memberikan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh berbagai pihak untuk kepentingan proses pengambilan keputusan. Untuk menuju kepada standarisasi layanan,  perlu diciptakan terlebih dahulu sistem manual terstandar atau semacam Standard Operating Prosedur (SOP) untuk seluruh layanan yang ada sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat di dalamnya.


b.      Tujuan
Standard Operating Prosedur (SOP) pada dasarnya adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan ,berjalan secara efisien dan efektif, konsisten, standar dan sistematis. Dengan adanya Sistem Operating Prosedur  atau (SOP) diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja layanan yang diberikan oleh UKM  Baru tersebut. Dengan adanya instruksi kerja yang terstandarisasi maka semua kegiatan layanan akan dapat dilakukan secara konsisten oleh siapapun yang sedang bertugas melakukan layanan. Layanan-layanan yang berbelit dan tidak jelas prosedur operasinya akan semakin terminimalisir. Disamping konsistensi layanan hal lain yang akan dihasilkan adalah efisiensi dan efektifitas kerja. Dengan prosedur yang terstandar setiap orang baik pengguna layanan maupun Pengurus UKM yang memberi layanan akan dapat memanfaatkan ataupun melakukan layanan yang semakin hari semakin baik dan semakin cepat karena terjadinya proses pembelajaran yang secara terus menerus terjadi selama proses layanan. Dengan demikin dapat dipastikan melalui SOP ini akan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja layanan. 

2.       RUANG LINGKUP
Berlakunya Standard Operating Prosedur (SOP) Selama masa pengembangan UKM Baru.

3.      KEBIJAKAN LAYANAN
a.      Visi, Misi UKM Baru
i.        Visi :
ii.      Misi :
b.      Kebijakan  Layanan UKM Baru
i.        Masing-masing Bidang dalam UKM Baru bertanggung jawab terhadap layanan tertentu
ii.      Dalam operasional sehari-hari proses layanan dari Pengurus UKM Baru yang akan melayani kebutuhan reguler dari para mahasiswa.
iii.    Masing-masing Bidang harus memperhatikan kebutuhan dari Bidang lainnya, artinya apabila salah satu Bidang dalam UKM terlalu berat beban kerjanya pada saat tertentu maka Bidang lainnya berkewajiban membantunya.
c.       Budaya Kerja
i.        Mengedepankan keterbukaan antar Bidang
ii.      Membangun kepercayaan antar Bidang
iii.    Mengembangkan budaya team work
iv.    Mewujudkan komunikasi kekeluargaan
v.      Bekerja dengan roh yang menjunjung tinggi nilai-nilai reflektif dan pengorbanan diri.
d.      Struktur Organisasi
Sistem organisasi UKM Baru terdiri dari ketua UKM, Wakil Ketua, Sekretaris, Bendahara,  dan Bidang-Bidang dalam UKM. 


2 komentar: